GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen: Fristen und Unveränderbarkeit

Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

„GoBD" klingt nach Bürokratie, der Kern ist aber einfach: Belege müssen unverändert, vollständig und lange genug aufbewahrt werden. Was das konkret heißt — welche Fristen gelten, warum du eine E-Rechnung nicht einfach ausdrucken und wegwerfen darfst und was eine Verfahrensdokumentation ist — klärt dieser Artikel.

Was die GoBD sind

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" — eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie betreffen jeden, der steuerlich relevante Aufzeichnungen führt, also auch Freelancer mit einer EÜR. Ihre Kernprinzipien: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO

Wie lange du Unterlagen aufheben musst, regelt § 147 AO:

Rechnungen und sonstige Buchungsbelege, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse: acht Jahre. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt — sie gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen: sechs Jahre.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder das Dokument empfangen wurde. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Steuerstrafverfahren, kann sich die Frist verlängern.

Unveränderbarkeit: das Herzstück

Der zentrale Grundsatz: Ein einmal erfasster Beleg darf nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen protokolliert werden, und die ursprüngliche Fassung muss erkennbar bleiben. Praktisch heißt das: Eine lose Sammlung von PDFs in einem Ordner, in dem sich Dateien beliebig überschreiben lassen, genügt nicht. Ein Fehler wird nicht korrigiert, indem man den Beleg austauscht, sondern über eine Stornierung oder Gegenbuchung — das Original bleibt erhalten.

E-Rechnungen im Originalformat erhalten

Eine besonders häufige Falle betrifft die E-Rechnung: Eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung muss im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden — das enthaltene XML muss maschinell auswertbar bleiben. Es genügt nicht, die E-Rechnung auszudrucken und nur das Papier abzuheften, oder sie in ein reines Bild-PDF umzuwandeln. Ein Ausdruck oder eine Sichtkopie darf zusätzlich existieren, aber das strukturierte Original ist maßgeblich und muss erhalten bleiben.

Verfahrensdokumentation

Wer digital arbeitet, soll eine Verfahrensdokumentation führen: eine nachvollziehbare Beschreibung, wie Belege entstehen, empfangen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden — inklusive der eingesetzten Software und der Ablageorte. Für kleine Freelancer darf sie knapp ausfallen, verlangt wird sie im Prüfungsfall trotzdem. Sie ist gewissermaßen die „Betriebsanleitung" deiner Buchhaltung.

Praktische Umsetzung

Zusammengefasst braucht es eine revisionssichere Ablage ohne automatische Löschung, ein Änderungsprotokoll und die Erhaltung der Originalformate. tjent ist darauf ausgelegt: Festgeschriebene Rechnungen und gebuchte Ausgaben sind unveränderlich, Korrekturen laufen ausschließlich über Storno, jeder Vorgang landet im GoBD-Änderungsprotokoll, und es gibt einen GoBD-Datenexport für die Betriebsprüfung — automatisch gelöscht wird nie (siehe Handbuch: GoBD & rechtliche Hinweise). Die Einordnung im Einzelfall ersetzt das keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 acht Jahre statt zuvor zehn (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), gerechnet ab Ablauf des Jahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Das gilt für Rechnungen und Buchungsbelege.

Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Die strukturierte E-Rechnung (das XML) muss im Originalformat und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck darf zusätzlich existieren, ersetzt das Original aber nicht.

Was bedeutet Unveränderbarkeit?

Erfasste Belege dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen protokolliert sein, die ursprüngliche Fassung muss erhalten bleiben, und Korrekturen laufen über eine Stornierung statt über Überschreiben.

Brauche ich als Freelancer eine Verfahrensdokumentation?

Grundsätzlich ja, auch in knapper Form: eine Beschreibung, wie Belege erfasst, verarbeitet und revisionssicher aufbewahrt werden und welche Software dabei zum Einsatz kommt.

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Dieser Wiki-Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr. Im Zweifel Steuerberater/-in fragen.