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XRechnung oder ZUGFeRD? Unterschied und wann welches Format

Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden verbreiteten deutschen E-Rechnungs-Formate. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, beide sind rechtlich gültige E-Rechnungen — und trotzdem stellt sich bei fast jeder Rechnung dieselbe Frage: Welches nehme ich? Die kurze Antwort hängt davon ab, an wen du fakturierst. Dieser Artikel erklärt den technischen Unterschied und gibt eine klare Entscheidungshilfe.

Der Unterschied in einem Satz

XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Eine XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten — es gibt kein menschlich gestaltetes Layout, das man einfach anschaut. Eine ZUGFeRD-Rechnung dagegen ist ein sichtbares PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML mitreisen. Inhaltlich beschreiben beide dieselbe Rechnung nach EN 16931; sie unterscheiden sich nur in der Verpackung.

Was XRechnung ausmacht

XRechnung ist ein reines XML-Format und als „CIUS" eine deutsche Konkretisierung der EN 16931. Technisch sind zwei Syntaxen zugelassen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII — beide sind gültig, gute Software erzeugt eine davon automatisch. Die aktuell im Einsatz befindliche Fassung ist Version 3.0.x; eine Version 4.0 (auf Basis der EN 16931 in der Fassung 2026) ist angekündigt, aber noch nicht verbindlich.

XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) — an Bundes-, Landes- und viele kommunale Stellen. Kennzeichnend ist die Leitweg-ID, eine Pflicht-Adressierungsnummer, die der öffentliche Auftraggeber vergibt. Eingereicht wird meist nicht per E-Mail, sondern über eine Plattform: die ZRE oder OZG-RE des Bundes, die jeweilige Landesplattform oder das Peppol-Netzwerk.

Was ZUGFeRD ausmacht

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, das jeder öffnen und lesen kann, mit demselben strukturierten XML im Inneren. Es ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Der Charme im B2B: Der Empfänger braucht keine Spezialsoftware, um die Rechnung überhaupt zu sehen — das PDF genügt fürs Auge, das XML für die automatische Verarbeitung. ZUGFeRD kann übrigens ein XRECHNUNG-Profil tragen; dann entspricht das eingebettete XML exakt einer XRechnung, nur eben zusätzlich in ein PDF verpackt.

Entscheidungshilfe: wann welches Format?

Die Wahl richtet sich fast immer nach dem Empfänger:

  • An Behörden / öffentliche Auftraggeber (B2G): XRechnung, mit gültiger Leitweg-ID, meist über die vorgeschriebene Eingangsplattform. Das ist in aller Regel Pflicht.
  • An Unternehmen (B2B): Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD ist komfortabler, weil der Empfänger das PDF ohne Zusatzsoftware lesen kann; XRechnung nimmst du, wenn dein Geschäftspartner ausdrücklich reines XML wünscht (etwa weil sein System es so einliest).
  • An Privatkunden (B2C): Gar keine E-Rechnung nötig — ein normales PDF oder Papier genügt.

Im Zweifel im B2B: ZUGFeRD ist die anschlussfähigere Wahl, weil es beide Welten bedient.

Muss ich mich einmal festlegen?

Nein. Beide Formate entstehen aus denselben Rechnungsdaten — eine gute Software erzeugt je nach Empfänger das eine oder das andere, ohne dass du die Rechnung neu erfasst. In tjent etwa legst du das Exportformat pro Kunde fest („Nur PDF", „ZUGFeRD-PDF", „ZUGFeRD + XRechnung" oder „XRechnung (XML)") und kannst es je Rechnung überschreiben. Wie du eine festgeschriebene Rechnung exportierst, steht im Handbuch-Kapitel zum E-Rechnungs-Export. Wichtiger als die Marke ist, dass das Werkzeug valide gegen EN 16931 prüft.

Häufige Fragen

Ist XRechnung besser als ZUGFeRD?

Keines ist besser — sie haben verschiedene Zwecke. Für Behörden (B2G) ist XRechnung der Standard; im B2B sind beide zulässig, und ZUGFeRD ist komfortabler, weil es ein lesbares PDF mitbringt.

Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?

In der Regel XRechnung mit gültiger Leitweg-ID, eingereicht über die vorgeschriebene Rechnungseingangsplattform (z. B. ZRE oder OZG-RE des Bundes) bzw. das Peppol-Netzwerk.

Kann eine ZUGFeRD-Rechnung eine XRechnung enthalten?

Ja. Über das XRECHNUNG-Profil entspricht das in ZUGFeRD eingebettete XML exakt einer XRechnung — nur zusätzlich in ein sichtbares PDF verpackt.

Was ist die Leitweg-ID?

Eine Adressierungsnummer, die der öffentliche Auftraggeber vergibt und die zwingend in jede XRechnung an eine Behörde gehört. Sie leitet die Rechnung an die richtige Stelle.

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Dieser Wiki-Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr. Im Zweifel Steuerberater/-in fragen.