E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Freelancer und Kleinunternehmer wissen müssen

Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

Zum 1. Januar 2025 hat sich in Deutschland geändert, was eine Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) überhaupt ist. Aus einer PDF-Rechnung ist rechtlich eine „sonstige Rechnung" geworden, und daneben steht die eigentliche E-Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Für die meisten Freelancer bedeutet das nicht sofort Umbau, aber es gibt eine Pflicht, die schon jetzt für alle gilt — und mehrere Fristen, die gestaffelt greifen. Dieser Ratgeber ordnet ein, was seit 2025 gilt, wann welche Frist zählt und was speziell für Freelancer und Kleinunternehmer wichtig ist.

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht — konkret nach der europäischen Norm EN 16931. Ein klassisches PDF, das man am Bildschirm liest, erfüllt das nicht: Es ist zwar elektronisch, aber nicht strukturiert. Solche Rechnungen heißen jetzt „sonstige Rechnungen", genau wie Papier.

Wichtig zur Einordnung: Die Neuregelung betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen, und auch grenzüberschreitende Fälle folgen eigenen Regeln. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz; die Details stehen im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und dessen Ergänzung von 2025.

Die Empfangspflicht gilt seit 2025 — für alle, ohne Übergangsfrist

Der eine Punkt, der seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos gilt: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das schließt Freelancer und Kleinunternehmer ausdrücklich ein. Für diese Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist.

Die gute Nachricht: Die Anforderung ist niedrig. Es genügt, ein E-Mail-Postfach bereitzuhalten, in dem der Geschäftspartner die E-Rechnung zustellen kann. Und im B2B braucht es für den Versand einer strukturierten E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr — anders als beim einfachen PDF, das weiterhin die Einwilligung des Empfängers voraussetzt. Praktisch heißt das: Ein Kunde darf dir ab sofort eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen und lesbar machen können.

Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt bis 2028

Beim Ausstellen von E-Rechnungen sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor, gestaffelt nach Vorjahresumsatz:

2025 und 2026: Alle dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen" (Papier oder PDF) verschicken — für ein PDF braucht es weiter die Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen senden.
Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Für die meisten Solo-Freelancer heißt das konkret: Der Zwang, E-Rechnungen selbst zu erstellen, greift erst 2028. Empfangen muss man aber schon heute können.

Was für Kleinunternehmer gilt

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es eine spürbare Erleichterung: Seit 2025 sind sie von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen (eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Sie dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen" schreiben und sind nicht an die Fristen 2027/2028 gebunden.

Der Haken, der oft untergeht: Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss also mindestens in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten — selbst wenn er selbst nie eine ausstellt. Wer ohnehin freiwillig strukturierte E-Rechnungen versenden will, darf das natürlich trotzdem.

Ausnahmen — und was jetzt konkret zu tun ist

Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze sowie sämtliche Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Diese dürfen weiter als Papier oder PDF laufen.

Der pragmatische Fahrplan für Freelancer: Erstens den Empfang sicherstellen — ein festes E-Mail-Postfach für Rechnungen genügt, und ein Werkzeug, das die eingebettete XML-Datei lesbar darstellt. Zweitens mittelfristig ein Werkzeug wählen, das echte E-Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung) erzeugt, damit 2027/2028 kein Sprung ins kalte Wasser wird. tjent etwa ist eine native Mac-App, die genau solche E-Rechnungen erstellt und lokal archiviert; es ist eines von mehreren Werkzeugen am Markt, und der wichtigere Schritt ist, sich überhaupt frühzeitig damit zu befassen.

Häufige Fragen

Muss ich als Freelancer ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen ja — das gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Ausstellen ist gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, spätestens ab 2028 für alle im B2B. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt.

Zählt ein PDF als E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 gilt nur ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 als E-Rechnung. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung" — genau wie eine Papierrechnung.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht ja: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind sie seit 2025 jedoch befreit.

Was gilt für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst und dürfen weiter als PDF oder Papier ausgestellt werden.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr. Im Zweifel Steuerberater/-in fragen.