Was ist ZUGFeRD? Aufbau, Formate und wie man eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt

Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

ZUGFeRD ist das in Deutschland verbreitetste Format für E-Rechnungen — und zugleich eines der am häufigsten missverstandenen. Der Clou: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein ganz normales PDF, trägt aber im Inneren strukturierte Rechnungsdaten, die eine Software automatisch auslesen kann. Dieser Ratgeber erklärt den Aufbau, wie ZUGFeRD sich zu Factur-X und XRechnung verhält, welche Profile es gibt und wie eine gültige ZUGFeRD-Rechnung entsteht.

Das Prinzip: eine Datei, zwei Ebenen

ZUGFeRD (Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist ein hybrides Format. Es besteht aus einer einzigen Datei mit zwei Ebenen: einem PDF/A-3, das ein Mensch lesen und archivieren kann, und einer darin eingebetteten XML-Datei, die eine Maschine verarbeitet. Beide beschreiben dieselbe Rechnung.

Das PDF/A-3 ist bewusst gewählt: Es ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, der das Einbetten von Dateianhängen erlaubt. Die XML-Struktur folgt dem internationalen Standard UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) und ist inhaltlich an der europäischen Norm EN 16931 ausgerichtet. Für den Empfänger heißt das: Er kann die Rechnung wie gewohnt anschauen — oder die Daten ohne Abtippen direkt in sein Buchhaltungssystem einlesen.

ZUGFeRD und Factur-X: dasselbe Format, zwei Namen

Häufige Verwirrung: Factur-X und ZUGFeRD sind technisch identisch. Factur-X ist der französische (und europäisch gemeinte) Name, ZUGFeRD der deutsche. Sie wurden gemeinsam vom deutschen Forum elektronische Rechnung (FeRD) und dem französischen FNFE-MPE entwickelt und werden parallel gepflegt — die aktuelle Generation ist ZUGFeRD 2.3 / Factur-X 1.0.

Praktisch bedeutet das: Eine ZUGFeRD-Rechnung wird auch von französischen Systemen als Factur-X erkannt und umgekehrt. Wer über Landesgrenzen hinweg fakturiert, hat mit diesem Format also keinen zweiten Standard zu bedienen.

ZUGFeRD oder XRechnung — wo liegt der Unterschied?

Beide sind gültige deutsche E-Rechnungs-Formate und beide erfüllen EN 16931 — der Unterschied liegt in der Form:

XRechnung ist ein reines XML ohne menschlich lesbares PDF. Es ist der Standard, den öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland verlangen, und existiert als „CIUS", also als deutsche Konkretisierung der EN 16931.
ZUGFeRD ist hybrid: dasselbe strukturierte XML, aber zusätzlich in ein sichtbares PDF verpackt.

Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung meist die sichere Wahl. Im B2B punktet ZUGFeRD, weil der Empfänger nicht zwingend eine Spezialsoftware braucht, um die Rechnung überhaupt zu sehen — das PDF genügt fürs Auge, das XML für die Automatik. Übrigens kann ZUGFeRD auch ein XRECHNUNG-Profil tragen, dessen XML exakt der XRechnung entspricht.

Die Profile: nicht jedes ZUGFeRD ist eine gültige E-Rechnung

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die festlegen, wie vollständig die strukturierten Daten sind — von wenigen Feldern bis zum vollen Datensatz:

MINIMUM und BASIC WL: nur Kopf- und Summendaten, keine vollständigen Positionen. Sie gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht — eher als Buchungshilfe.
BASIC: strukturierte Positionsdaten für einfache Rechnungen, eine Teilmenge der EN 16931.
EN 16931 (früher „COMFORT"): bildet die Norm vollständig ab — das ist das Referenzprofil für die volle automatische Verarbeitung.
EXTENDED: geht über EN 16931 hinaus, mit Zusatzfeldern für komplexere Fälle (z. B. mehrere Beteiligte, detaillierte Zu- und Abschläge).
XRECHNUNG: ein Referenzprofil, dessen XML der XRechnung entspricht.

Für eine rechtssichere E-Rechnung sollte das Profil mindestens EN 16931 (oder XRECHNUNG) sein; BASIC deckt einfache Fälle ab. Die reinen Datenprofile MINIMUM/BASIC WL reichen nicht.

Wie man eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt

Von Hand lässt sich ZUGFeRD kaum sinnvoll erzeugen — das eingebettete XML muss valide sein und exakt zum sichtbaren PDF passen. In der Praxis übernimmt das eine Software: Man erfasst die Rechnung wie gewohnt, und das Programm erzeugt das PDF/A-3 mit korrekt eingebettetem, gegen EN 16931 validiertem XML. Verbreitete Validatoren, gegen die seriöse Werkzeuge prüfen, sind der KOSIT-Validator, Mustang und veraPDF (für die PDF/A-3-Konformität).

Solche E-Rechnungen erstellen unter anderem die großen Cloud-Buchhaltungen wie lexoffice ebenso wie native Werkzeuge — tjent etwa schreibt ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung direkt auf dem Mac und validiert gegen KOSIT, Mustang und veraPDF. Wichtig bei der Auswahl ist weniger die Marke als die Frage, ob das Werkzeug ein Profil ab EN 16931 erzeugt und sauber validiert.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung ist ein reines XML ohne PDF und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Ja, technisch identisch. Factur-X ist der französische Name, ZUGFeRD der deutsche. Beide wurden gemeinsam entwickelt und werden parallel gepflegt.

Ist jede ZUGFeRD-Datei eine gültige E-Rechnung?

Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Gültig sind Profile ab BASIC bzw. EN 16931 aufwärts.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung von Hand erstellen?

In der Praxis nicht. Das eingebettete XML muss valide nach EN 16931 sein und exakt zum PDF passen. Dafür braucht es eine Software, die das PDF/A-3 mit korrektem XML erzeugt und validiert.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr. Im Zweifel Steuerberater/-in fragen.